El funcionamiento y la organización de los despachos notariales, es en la mayoría de los casos, ejemplar, y a la vez, un referente para la mayoría de ciudadanos y empresas, más aún, si lo comparamos con otras instituciones de la administración pública. En caso de necesidad y con una simple llamada, siempre podemos contar con el servicio de un notario dispuesto a atendernos y nunca estaremos obligados a sufrir largas colas y esperas.

Sin embargo, esta magnífica calidad de servicio y atención al cliente que ofrece el despacho notarial, tiene su contrapunto en la necesidad de disponer de una compleja y costosa organización interna.

A lo largo de los años, la mayoría de notarías han ido implantando modelos de organización basados en la propia experiencia del notario y empleados, transmitidos de persona a persona (no existe ninguna formación ni recomendaciones oficiales al respecto). Se trata de modelos de organización que nunca han sido estudiados o evaluados desde el punto de vista de la productividad ni de la optimación de recursos,  ni tampoco desde el de los costes reales de cada uno de sus procedimientos, contrariamente al modo en que sí se realiza en empresas privadas o incluso, en la propia Administración Pública. De hecho, son todavía muy pocas las notarías que acuden a consultoras especializadas para optimizar su funcionamiento, circunstancia que previsiblemente  empezará a cambiar en un futuro inmediato por razones obvias.

La característica principal que tienen en común los mencionados modelos de organización de la mayoría de los despachos notariales,  es  el “todo lo hago en casa” (en inglés: insourcing) – es decir, todas las tareas del despacho son realizadas por el personal interno y  dentro del propio local de la notaría.

Si analizamos lo que ocurre en otras organizaciones públicas y privadas, vemos que el modelo de organización insourcing hace ya tiempo que ha dado paso a un modelo de outsourcing o externalización de trabajos, que consiste en delegar ciertas tareas o procesos  a una empresa especializada, a través de la subcontratación. Se trata de una clara apuesta por un modelo de gestión  que permite a las organizaciones “descargarse” de la infraestructura innecesaria (equipo humano especializado, equipos técnicos específicos, etc.) para llevar a cabo una serie de procesos que son perfectamente externalizables, delegándolos  a proveedores especializados que, por qué no decirlo, los ejecutan mejor, más rápidamente y más barato.

Gracias a esta “descarga”, en lo que se refiere tanto a la ejecución del proceso como ala responsabilidad acerca del mismo, las empresas pueden por fin respirar y centrarse en su negocio clave.

Este tipo de externalización no es un concepto nuevo. El uso de especialistas externos en áreas como son las  finanzas o  la contabilidad,  se ha venido llevando a cabo desde la revolución industrial, momento en el que nace el concepto de especialización de empresas que prestan servicios unas a otras.

Sin embargo,  con el crecimiento de la economía de servicios en las últimas décadas, el número de servicios especializados ha crecido de forma exponencial. Hoy en día,  podemos encontrar especialistas para todas las funciones de negocio y según un reciente  informe de Accenture y el IESE, el 90% de las empresas españolas están recurriendo a ellos, realizando algún tipo de outsourcing.

Es común que la atención telefónica al cliente se contrate a una empresa especializada (centro de contacto o de llamadas). Otros ejemplos de  áreas que, comúnmente, se delegan a un tercero son  la administración  de los recursos humanos (nóminas, procesos de selección y contratación, etc.), la gestión de la infraestructura informática, la seguridad, etc.

Los beneficios que una empresa puede obtener a través de la externalización de determinados procesos de negocio son múltiples, entre ellos:

• Una potencial reducción de costes fijos de entre un 20% y un 50%.
• La garantía de disponer de un servicio eficaz y de calidad.
• Una mayor capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en el negocio a través de la conversión de costes fijos en variables.
• Una mayor agilidad para tomar decisiones como consecuencia de centrar los esfuerzos, tiempo y recursos,  en aquellas actividades que aportan mayor valor añadido.
• Aprendizaje de las mejores prácticas. La empresa aprende de la compañía subcontratada, que suele realizar  una reingeniería del proceso para que este sea llevado a cabo de la manera más eficaz posible.
• Acceso rápido a los beneficios que aportan las nuevas tecnologías o activos facilitados por la compañía subcontratada.

El outsourcing aumenta cuando la economía baja. Así ha venido siendo desde que esta modalidad de negocio hiciese su aparición en el mercado. Por regla general, ‘sacar fuera’ un área de negocio,  supone un ahorro coyuntural para la empresa.

A pesar de las necesarias medidas de ajustes y recortes, las organizaciones necesitan optimizar su estructura para seguir ofreciendo sus productos y servicios, posicionándose  frente a la competencia. Por ello, según Page Outsourcing, la firma especializada en la externalización de servicios de empresas perteneciente a PageGroup, en los primeros meses de 2013,  la subcontratación de servicios por parte de las compañías ha aumentado un 35% respecto al mismo período del año anterior.

Sin importar el tamaño, cada vez más empresas de todos los sectores, advierten la utilidad de centrarse en la esencia de su negocio (lo que los técnicos llaman, el core business) y dejar el resto, aquello que les desborda, en manos de especialistas.

Según los análisis realizados por la empresa de estudios DBK, los procesos de negocio más contratados en la actualidad son aquellos relacionados con la Administración y las Finanzas, con un 30% del total, seguidos de los de Recursos Humanos (un 20%). Cabe destacar además, los procesos de negocio relacionados con Marketing y Ventas, que prácticamente suponen un 6% del total. Siguiendo con el informe de DBK, el resto de procesos externalizados (que representan un 43% del mercado total), están relacionados con procesos de negocio específicos de cada sector de actividad.

Cuando se habla de servicios, de externalización, de outsourcing, etc., siempre nos surge de forma ineludible un pensamiento a la cabeza: ahorro de costes. Y es que, no nos engañemos, si las empresas confían en un tercero para la delegación de ciertas responsabilidades, es sin duda, porque resulta más barato que tener a personal cualificado contratado en nómina.

Pero la reducción de costes aunque sí es una referencia importante, no es la principal. Además, es primordial, en los casos de externalización, garantizar la calidad y la continuidad del servicio. Con la  externalización, la empresa puede despreocuparse en cierta manera de un proceso de negocio concreto, con garantías de recibir un excelente nivel de servicios. De no ser así,  llevarlo a cabo  con sus propios medios,  le supondría un esfuerzo importante.

Outsourcing en los despachos notariales

La clave de éxito del outsourcing en los despachos notariales consiste en la aparición  de empresas proveedoras especializadas en el mundo notarial, es decir, en un diseño de servicio y en unas garantías y calidades muy especiales, pensadas específicamente para el mundo notarial. El secreto de protocolo obliga a buscar empresas que no solamente ofrezcan los mejores expertos y al mejor precio, sino también las máximas medidas de seguridad y la mayor confianza.

La encuadernación de protocolo es un buen ejemplo de outsourcing utilizado ampliamente por todas las notarías. Hay muy pocos profesionales que se dediquen a esta actividad y su especialización es muy grande. La digitalización del protocolo es otro servicio cada vez más contratado. En este caso no se trata de una digitalización común,  sino de un servicio muy especializado, diseñado espacialmente para documentos notariales.

Otro ejemplo de outsourcing para despachos notariales es la administración de las tecnologías de información. Existen más de diez empresas especializadas que desde hace 20 años prestan sus servicios, casi en exclusiva, a despachos notariales. Hoy en día, es difícil imaginarnos el funcionamiento de un despacho notarial que no tenga externalizadas la gestión y el mantenimiento de todos sus sistemas informáticos en manos de expertos.

Empieza a ser creciente la demanda de empresas de outsourcing especializadas en ofrecer servicios para las notarías, y en muchos casos incluso en exclusividad, ya que es la mejor forma de garantizar el éxito del proceso de externalización. El notario tiene mucha más seguridad y confianza a la hora de delegar, por ejemplo, la gestión de la infraestructura informática de todo su despacho con todos los datos del protocolo, si sabe que la empresa proveedora se dedica en exclusiva a este tipo de servicio desde hace muchos años.

Si estudiásemos en profundidad el funcionamiento de una notaría, todos sus procedimientos y tareas,  muy probablemente llegaríamos a la siguiente conclusión:
las notarías dedican la mayor parte de sus  recursos y tiempo a actividades que son accesorias o complementarias y que no tienen nada que ver con su función principal, consistente en asesoramiento a sus clientes y certificación acerca de los hechos, redactando las escrituras públicas. Es difícil estimar la proporción exacta entre ambos tipos de actividades, pero hay opiniones que hablan de un 80% del tiempo dedicado a las tareas de índole administrativa y tan solo un 20% del tiempo dedicado a la función estrictamente notarial.

Estas tareas administrativas, son precisamente las que son potencialmente externalizables y ya existen varias experiencias muy positivas al respecto.  

Contabilidad o gestión laboral (nóminas, contratos, etc.) son algunos ejemplos de tareas que se externalizan con facilidad permitiendo que el notario se beneficie de todas las ventajas del outsourcing.

Otro servicio, que desde hace tiempo está funcionando en el Colegio de Madrid es la ayuda en la comprobación de certificaciones de saldos, una tarea nada fácil, que requiere tiempo, paciencia y sobre todo conocimientos de matemática financiera.

Desde el año 2007, está en funcionamiento un servicio ofrecido por Notarline (www.notarline.es) que consiste en ofrecer ayuda en materia de elaboración de los índices informatizados. Más de 230 notarios ya han utilizado en algún momento este servicio y todos alcanzaron sus expectativas al contratar el servicio. Se trata de un outsourcing novedoso y muy efectivo, sobre todo para despachos que no cuentan con personal cualificado en la elaboración de los índices, o con plantilla temporalmente de baja o aquellos, o que tienen documentos que requieren de mucho tiempo y esfuerzo para la elaboración del índice (muchas fincas o sujetos).

Otro servicio de outsourcing, novedoso en el ámbito notarial, es la externalización de  la gestión de cobro e impagados. En tiempos de crisis los plazos de cobro se alargan y el saldo de facturas impagadas se incrementa. Las notarías tienen que dedicar cada vez más recursos a la gestión de cobro y en muchas ocasiones lo hacen sin seguir ninguna metodología. Desde un servicio externo, diseñado exclusivamente para las notarías, se consigue sistematizar todo el proceso de cobro y de recobro, haciéndolo mucho más efectivo, ofreciendo unos beneficios reales. El coste del servicio se cubre fácilmente con un pequeño porcentaje del importe del impagado recuperado.

La selección de personal es otro ejemplo de outsourcing que tiene mucho éxito. Los notarios,  por un lado tienen que dedicar mucho tiempo para llevar a cabo un proceso de selección y por otro lado, carecen de la especialización necesaria para hacer entrevistas y tests eficaces.

Dentro del mismo ámbito de Recursos Humanos, otro servicio de outsourcing con futuro es la subcontratación de determinados recursos humanos a empresas de trabajo temporal,  especializadas en atender las demandas de los despachos notariales para que sus empleados les presten puntualmente algunos servicios. Este servicio permite mucha más flexibilidad a la hora de afrontar un aumento o disminución de trabajo y,  evita en clave de futuro,  los tan complicados y costosos procesos de reducción de plantillas.

De todo lo anterior comentado, se sacan unas conclusiones bastante claras. La externalización de servicios y procesos en los despachos notariales seguirá la misma estrategia que en la mayoría de las instituciones y empresas nacionales. El outsourcing, como una fórmula de eficiencia, productividad y competitividad, tiene sin duda un gran futuro.